Правила использования сервиса TripScan

Общие условия

TripScan предназначен для управления командировками сотрудников в одной системе: оформление заявки на командировку, согласование, подбор билетов, оформление поездки и подготовка отчётных документов. Используя сервис, вы подтверждаете, что действуете от имени компании и вправе передавать данные, необходимые для организации служебных поездок.

Пользователь обязуется указывать достоверные сведения о сотрудниках, маршрутах, датах, ограничениях по бюджету и правилах внутреннего согласования. Корректность данных влияет на обработку заявки, подбор билетов и подготовку документов для авансового отчёта. TripScan использует информацию только в рамках предоставления сервиса.

Заявки и согласование

Заявка на командировку формируется пользователем в интерфейсе TripScan и может проходить внутренние этапы согласования в соответствии с правилами компании. Ответственность за решение о поездке, выбор маршрута и утверждение расходов несёт заказчик сервиса или уполномоченные им сотрудники.

Сервис помогает собрать данные, но не принимает управленческих решений вместо клиента. Если в заявке есть ошибки, неточности или противоречия внутренним политикам компании, TripScan вправе запросить уточнение. Это нужно, чтобы служебные поездки оформлялись без сбоев и лишних задержек.

Билеты и отчётность

TripScan поддерживает подбор билетов и подготовку данных, нужных для оформления командировки и последующей отчётности. Итоговые условия перевозки, тарифы и правила обмена зависят от конкретного поставщика услуг и указываются в соответствующих документах. Пользователь должен проверять их до подтверждения заказа.

После завершения поездки сервис помогает собрать сведения для авансового отчёта и закрывающих документов. Пользователь обязан хранить и передавать в бухгалтерию документы, необходимые по внутренним регламентам и требованиям закона. TripScan не заменяет бухгалтерский учёт, а упрощает его за счёт прозрачного процесса.