Подготовьте процесс
Начните не с подключения системы, а с описания текущего процесса служебных поездок. Зафиксируйте, кто подаёт заявку на командировку, кто её согласует, где покупаются билеты и кто собирает авансовый отчёт. Если у вас есть хаотичные согласования в почте и мессенджерах, это лучше показать на схеме до запуска сервиса.
Параллельно определите правила: кто может создавать заявки, какие поля обязательны, когда нужна предварительная бронь, как согласуются поездки по отделам и кто отвечает за закрывающие документы. Для малого бизнеса этого достаточно, чтобы сервис для командировок не просто заменил переписку, а стал рабочим регламентом.
Настройте TripScan
На втором этапе перенесите правила в TripScan: настройте маршрут согласования, шаблон заявки на командировку, статусы по этапам и роли участников. Важно, чтобы сотрудник видел понятный сценарий: подал заявку, получил согласование, выбрал билеты, поехал в поездку, сдал отчёт. Тогда управление командировками становится прозрачным.
Отдельно проверьте, как в системе обрабатываются поездки: кто получает уведомления, как фиксируются изменения и где хранятся документы. Если у компании уже есть авансовый отчёт в привычном формате, заранее согласуйте структуру данных, чтобы потом не дорабатывать процесс вручную и не дублировать информацию в нескольких местах.
Запустите и проверьте
Пилот лучше провести на одной команде или одном направлении поездок. Так вы быстро увидите, где сотрудникам не хватает подсказок, какие поля заявки лишние и где согласование занимает лишние шаги. На этом этапе важнее не скорость, а то, чтобы сервис для командировок совпал с реальной логикой работы компании.
После пилота соберите обратную связь от бухгалтерии, HR и тех, кто часто ездит в служебные поездки. Исправьте настройки, обновите инструкцию для сотрудников и назначьте ответственного за контроль процесса. Когда TripScan встроен в ежедневную работу, заявки, билеты и отчёты проходят через один интерфейс без ручного хаоса.
Итог
Общие вопросы разобраны в поддержке. Другие инструкции и обзоры собраны в разделе материалов. Условия использования каталога описаны на странице правил.